Excelの名簿を前ロールにする
要約筆記の派遣で、式典に対応することがあります。
式典と言えば、名簿がつきものです。来賓だったり、何かの受賞者だったり、卒業式なら卒業生など。
しばしば、この名簿はExcelワークシートとして届きます。時には、氏名の読み仮名もついていたりします。１つずつコピーと貼り付けを繰り返すこともできますが、人数が多いと時間も手間もかかります。
ここでは、Excelワークシート（読み仮名がふりがな形式でついたもの）のサンプルをもとに、前ロールに一括で加工する手順の例を紹介します。
今回は、サンプルとして、明治の内閣総理大臣を4名ほど入れたファイルを作りました。
ファイル：サンプルのExcelワークシート（ダウンロード用）（souri.xlsx）
最終目標は、これを所定の形式の前ロールにすることです。
ここでは、読み仮名つきの氏名の前ロールは、次の形式を前提とします。
第４代内閣総理大臣 松方 正義 （まつかた まさよし）様
- フルネームの読み仮名つき氏名は２行で、２行目に読み仮名をカッコつきで示す。
- 氏名の１行目（元の氏名）は、全角１文字字下げし、苗字と名前の間は全角スペースを１個入れる
- 氏名の２行目（読み仮名）は、全角丸カッコで囲み、苗字と名前の間は半角スペースを１個入れる
- 敬称がつく場合は、氏名２行目の閉じカッコの後につける
【手順１】Excelワークシートを開き、肩書の左に２列、氏名（ふりがなつき）の左に２列、新しい列を挿入する。
【手順２】肩書の左に挿入した２列のうち、左側に、通し番号を入れる（データのある先頭の２行分を入れたら、その２つのセルを選択し、右下の黒い四角形をドラッグすれば通し番号で埋まる）
【手順３】手順２で通し番号を入れた列の右隣（ここも新規列）の、データのある先頭の行に、「="<-- "&」と入力（※全て半角、カギカッコは含まない）し、そのまま左のセルをクリックして、enterキーを押す。これで「<-- 1」というコメント行ができる。
【手順４】手順３で式を入れたセルをコピーし、同じ列のデータが続く全ての行のセルに貼り付ける。これで全データ行にコメント行ができた。
【手順５】氏名（元の表記）を、字下げの空白をつけてコピーする。
（手順５－Ａ）氏名の左に挿入した２列のうち左の列の、データのある先頭の行に、「=" "&」と入力（引用符の間のスペースだけ全角）する。
（手順５－Ｂ）同じ行の氏名のセルをクリックする。
（手順５－Ｃ）enterキーを押す。
【手順６】氏名（読み仮名）を、周囲のカッコつきでコピーする。
（手順６－Ａ）手順５で式を入れたセルの右隣りに、「="（"&PHONETIC(」と入力（引用符の間の開きカッコだけ全角）する。
（手順６－Ｂ）同じ行の氏名のセルをクリックする。
（手順６－Ｃ）続けて「)&"）様"」と入力する。これで式が完成する。
（手順６－Ｄ）enterキーを押す。
【手順７】手順５と６で作ったセルをまとめて選択しコピー（CTRLを押しつつ「C」キー）。他のデータの行の同じ2列に貼り付ける。
（補足）これでExcelファイルの変形は終わりです。別の名前（「変形済」とつけるとか）で保存しておくといいでしょう。
【手順８】手順４で作ったコメント行の列から、手順７で作った読み仮名の列までを選択し、コピーする。
【手順９】テキストエディタを開き、手順８でコピーしたものを貼り付ける。
（補足）テキストエディタは「正規表現での置換ができるもの」を用いること。説明の例示には拙作meditを用いる。
Excelワークシートでコピーしたものを貼り付けると、列の区切りはタブになり、行の区切りは改行になります。この性質を使って、もう少し変形します。
【手順10】置換機能で、正規表現を有効にした状態で、「タブを改行に置き換え」を文書全体に対して行う。
（補足）meditでは、置換（メニューの「編集」→「置換...」）で置換ダイアログを開き、検索文字列に「\t」（タブ文字のこと）を、置換文字列に「\n」（改行文字のこと）を入れて、「正規表現」のチェックを入れた状態で「全て」ボタンをクリックします。
【手順11】あとは、苗字と名前の間の空白などを、前ロールの形式にあうよう直す。
（注意）実際のデータでは、ふりがなが乱れていることなども多いので、ここはどうしても手作業となります。
実際には、元のファイルの形式が違うこともありますが、次の2点を使えば、一括で、いい線まで変形できると思います。
- Excelで読み仮名を取り出すには、PHONETIC関数を使う
- Excelの式で、ふりがな付きのセルを参照する場合、ふりがなはついてこない
- Excelの式で、文字列を結合するには&（半角アンパサンド）を使う
以上です。
参考のため、変形したExcelワークシートも掲載します。
ファイル：加工後のExcelワークシート（souri02.xlsx）
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