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Excelの名簿を前ロールにする

最終更新:2018年3月7日

要約筆記の派遣で、式典に対応することがあります。

式典と言えば、名簿がつきものです。来賓だったり、何かの受賞者だったり、卒業式なら卒業生など。

しばしば、この名簿はExcelワークシートとして届きます。時には、氏名の読み仮名もついていたりします。1つずつコピーと貼り付けを繰り返すこともできますが、人数が多いと時間も手間もかかります。

ここでは、Excelワークシート(読み仮名がふりがな形式でついたもの)のサンプルをもとに、前ロールに一括で加工する手順の例を紹介します。

今回は、サンプルとして、明治の内閣総理大臣を4名ほど入れたファイルを作りました。

ファイル:souri.xlsx

画像 excel-pft-01.png


最終目標は、これを所定の形式の前ロールにすることです。

ここでは、読み仮名つきの氏名の前ロールは、次の形式を前提とします。

第4代内閣総理大臣
 松方 正義
(まつかた まさよし)様


【手順1】Excelワークシートを開き、肩書の左に2列、氏名(ふりがなつき)の左に2列、新しい列を挿入する。

【手順2】肩書の左に挿入した2列のうち、左側に、通し番号を入れる(データのある先頭の2行分を入れたら、その2つのセルを選択し、右下の黒い四角形をドラッグすれば通し番号で埋まる)

画像 excel-pft-02.png


【手順3】手順2で通し番号を入れた列の右隣(ここも新規列)の、データのある先頭の行に、「="<-- "&」と入力(※全て半角、カギカッコは含まない)し、そのまま左のセルをクリックして、enterキーを押す。これで「<-- 1」というコメント行ができる。

画像 excel-pft-03.png


【手順4】手順3で式を入れたセルをコピーし、同じ列のデータが続く全ての行のセルに貼り付ける。これで全データ行にコメント行ができた。

【手順5】氏名(元の表記)を、字下げの空白をつけてコピーする。

(手順5-A)氏名の左に挿入した2列のうち左の列の、データのある先頭の行に、「=" "&」と入力(引用符の間のスペースだけ全角)する。

(手順5-B)同じ行の氏名のセルをクリックする。

画像 excel-pft-04.png


(手順5-C)enterキーを押す。

【手順6】氏名(読み仮名)を、周囲のカッコつきでコピーする。

(手順6-A)手順5で式を入れたセルの右隣りに、「="("&PHONETIC(」と入力(引用符の間の開きカッコだけ全角)する。

(手順6-B)同じ行の氏名のセルをクリックする。

(手順6-C)続けて「)&")様"」と入力する。これで式が完成する。

画像 excel-pft-05.png


(手順6-D)enterキーを押す。

【手順7】手順5と6で作ったセルをまとめて選択しコピー(CTRLを押しつつ「C」キー)。他のデータの行の同じ2列に貼り付ける。

画像 excel-pft-06.png


(補足)これでExcelファイルの変形は終わりです。別の名前(「変形済」とつけるとか)で保存しておくといいでしょう。

【手順8】手順4で作ったコメント行の列から、手順7で作った読み仮名の列までを選択し、コピーする。

【手順9】テキストエディタを開き、手順8でコピーしたものを貼り付ける。

(補足)テキストエディタは「正規表現での置換ができるもの」を用いること。説明の例示には拙作meditを用いる。

画像 excel-pft-11.png


Excelワークシートでコピーしたものを貼り付けると、列の区切りはタブになり、行の区切りは改行になります。この性質を使って、もう少し変形します。

【手順10】置換機能で、正規表現を有効にした状態で、「タブを改行に置き換え」を文書全体に対して行う。

(補足)meditでは、置換(メニューの「編集」→「置換...」)で置換ダイアログを開き、検索文字列に「\t」(タブ文字のこと)を、置換文字列に「\n」(改行文字のこと)を入れて、「正規表現」のチェックを入れた状態で「全て」ボタンをクリックします。

画像 excel-pft-12.png


【手順11】あとは、苗字と名前の間の空白などを、前ロールの形式にあうよう直す。

(注意)実際のデータでは、ふりがなが乱れていることなども多いので、ここはどうしても手作業となります。

実際には、元のファイルの形式が違うこともありますが、次の2点を使えば、一括で、いい線まで変形できると思います。


以上です。

参考のため、変形したExcelワークシートも掲載します。

ファイル:souri02.xlsx


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